2º tema de la 1º Jornada - Taller de Archivologia en santiago del estero DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

2º tema de la 1º Jornada - Taller de Archivologia en Santiago del Estero

Archivista: Reyero Noelia

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

Conceptos: Según el Diccionario de terminología archivística se entiende por documento «la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta).

Características de los Documentos de Archivos

·         El soporte:

ü  que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una tablilla de barro hasta un disco Óptico.

ü  En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.

No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

·         La información, es decir, la noticia que transmite.

·         El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, él ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos

OTROS ELEMENTOS

Engloba al documento en sentido general, pero el documento de  archivo posee además:

·         El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas...).

·         La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a el

·         La exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.

·         La interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto -la unidad archivística o expediente- y por las relaciones establecidas entre sí.

El documento es al expediente lo que en química es el átomo a la molécula.

CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS de los documentos:

 Se refieren tanto a su estructura física (caracteres externos) como a su contenido sustantivo (caracteres internos).

Caracteres externos: - Clase. - Tipo. -- Formato. - Cantidad. - Forma.

Caracteres internos. - Entidad productora. - Orígenes funcionales. - Fecha y lugar de producción. ~- Contenido sustantivo.

CARACTERES EXTERNOS

·         La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información:

a)     Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o impreso.

b)    Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores para representar la información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, micro formas, etc.

c)    Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.

d)    Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque los primeros ejemplos carecían de este Último aspecto: filmes, cintas de video, videodiscos, etc.

e)    Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CD ROM, etc.

·         El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente fisico o externo, por cuanto revela tanto el contenido como su estructuración en el documento, y deriva de la acción representada. La acción consistente en plantear preguntas se materializa en un tipo denominado cuestionario, si se trata de legislar, será una ley, si de informar un informe ... A pesar de las apariencias, el asunto es más complejo y, aunque debería ser la diplomática quien resolviera los problemas existentes, faltan estudios de tipología documental.

·         El formato: está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte así, por ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos, volúmenes A3, A4, etc., si se trata de un diskette podrá ser en pulgadas, etc.

·         La cantidad se refiere al número de unidades (volúmenes, legajos, documentos ...) y al espacio que ocupan los documentos (metros lineales).

·         La forma: es decir, la condición de original o copia y sus distintas variantes: copia simple, certificada

CARACTERES INTERNOS

·         La entidad productora: el autor del documento, que puede ser una persona física o moral, pública o privada.

·         Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha producido un documento, tomando en consideración, y por este orden, la función, la actividad y el tramite por los que ha sido realizado. Por ejemplo, la gestión de los recursos humanos es una función, dentro de la cual la contratación de trabajadores es una actividad y, entre otras, la redacción de un contrato de trabajo específico es uno de los trámites que se realizan.

·         La fecha y el lugar de producción: se lo sitúa en el tiempo y en el espacio.

·         El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su redacción. Así, en el ejemplo anterior, el contenido será la contratación de una persona para el desempeño de ciertas actividades laborales.

Bibliografía:

José Ramón Cruz Mundet “MANUAL DE ARCHIVÍSTICA “. / José Ramón Cruz Mundet - Madrid [etc.]: Fundación Germán Sánchez Ruipérez; Madrid: Pirámide 1994, 308 p.

Primer Tema de la Jornada: La Archivología conceptos y definiciones

Noelia Reyero en: 1º Jornada – Taller de Archivología en Santiago del Estero

¿QUE ES LA ARCHIVOLOGÍA?

Ciencia social que estudia los principios de la creación, desarrollo, organización, administración y funciones de los archivos, sus fundamentos, legales y jurídicos, así como sus problemas teóricos-históricos y métodos lógicos referentes a los documentos de archivo, los cuales resuelve de manera netamente práctica.

¿Qué ENTENDEMOS POR ARCHIVOS?

Entendiendo por archivos tanto los documentos, como su entorno, es decir, su organización en edificios e instalaciones.

Se deduce entonces que la archivística posee dos campos de actuación el de la Teoría Archivística y el de la Práctica Archivística, que se alimentan mutuamente.

          La teoría archivística: que comprende su propia historia, su objeto o ámbito de actuación y su metodología.

          La práctica archivística: compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.

Si bien es posible y necesario un Cuerpo Teórico complejo como  el estudio y la observación,   la experimentación la desarrollaran con el tiempo porque cada archivo tiene sus propias características. En este sentido no debemos caer en el complejo de inferioridad, ni mucho menos con respecto a otra ciencia o a otras profesiones porque la archivística está en su periodo inicial y depende de cada país, provincia o región.

¿Por qué ES UNA CIENCIA?

Para considerarse una ciencia debe poseer

El objeto es, la combinación documentos/archivos.

Su finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso»'.

 El método o La metodología lo constituyen las normas que rigen la práctica archivística.

 La Archivística como ciencia emergente: Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además, un método,  compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y un fin: hacer recuperable la información documental para su uso.

—  ¿Por qué ES UNA CIENCIA EMERGENTE?

Todavía se está tratando de unir criterio con respecto a la organización y clasificación. Es un aspecto en el que todavía se está lejos de conseguir, debido al tiempo que lleva desarrollándose autónomamente de la bibliotecología,

Pero es posible y de hecho se está caminando para llegar a la normalización en áreas tan amplias e importantes como son: las instalaciones, la conservación y la restauración, la reprografía, la terminología, la descripción... Motivos por los cuales la archivística es considerada como una ciencia en formación o emergente.

CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVÍSTICA: La Archivología ya no pertenecen solamente a las ciencias humanísticas (Historia, Geografía, Literatura, etc.) o sociales sino que también han salido hacia las ciencias naturales, Matemáticas y técnicas

Nombramos algunas: Documentalista, Bibliotecología, Museología, Conservación y Restauración, Lingüística, Diseño de la Información, Estadística, Analista de Sistemas, Ingeniería en Sistemas de Información, Arquitectura de la Información, Experto en Editoriales, Periodismo, Publicidad, Paleografía, Antropología social, Comunicación Social, Relaciones Públicas, Sociología, Pedagogía, Psicología, Antropología Lingüística, Idiomas, etc.

Como Ciencia Auxiliar

Se puede destacar que la archivología es ciencia auxiliar porque asiste a otras ciencias.

Historia, Arquitectura, Abogacía, Geografía, Paleografía,  Antropología, Etc.

Función de los Archivos

 En opinión de A. Tanodi' (1960) las funciones de los archivos son: reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos.

TAREAS ENCOMENDADAS A SU PERSONAL

Podemos resumir en los siguientes aspectos:

·         Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante el periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la sociedad.

·         Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas. Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.

·         Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

·         Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

·         Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el tiempo.

·         Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.

¿Para Quién?

Orientado, todo ello, a  lograr la utilización efectiva y exhaustiva del archivo como recurso básico de información, al servicio de:

·         La administración, entidad o persona generadora del archivo

·         Los ciudadanos, de manera muy especial en los archivos públicos, para ofrecerles las informaciones que soliciten relativas a sí mismos, a la gestión de la entidad, etc. Garantía de transparencia administrativa imprescindible en todo Estado de derecho.

·         La investigación y la difusión cultural. Este Último aspecto tiene especial relieve en cuanto se trata de poner a disposición de los ciudadanos los testimonios del pasado, no sólo pasivamente, sino por medio de una extensa labor cultural que nos brinda la historia y cuanto con ella se relaciona: publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias... Sin olvidar su misión en el sector especializado de la investigación histórica profesional, los archivos tienden a convertirse en verdaderos divertimentos culturales.

Bibliografía:

José Ramón Cruz Mundet “MANUAL DE ARCHIVÍSTICA “. / José Ramón Cruz Mundet - Madrid [etc.]: Fundación Germán Sánchez Ruipérez; Madrid: Pirámide 1994, 308 p.