2º tema de la 1º Jornada - Taller de Archivologia en santiago del estero DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

2º tema de la 1º Jornada - Taller de Archivologia en Santiago del Estero

Archivista: Reyero Noelia

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

Conceptos: Según el Diccionario de terminología archivística se entiende por documento «la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta).

Características de los Documentos de Archivos

·         El soporte:

ü  que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una tablilla de barro hasta un disco Óptico.

ü  En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.

No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

·         La información, es decir, la noticia que transmite.

·         El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, él ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos

OTROS ELEMENTOS

Engloba al documento en sentido general, pero el documento de  archivo posee además:

·         El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas...).

·         La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a el

·         La exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.

·         La interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto -la unidad archivística o expediente- y por las relaciones establecidas entre sí.

El documento es al expediente lo que en química es el átomo a la molécula.

CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS de los documentos:

 Se refieren tanto a su estructura física (caracteres externos) como a su contenido sustantivo (caracteres internos).

Caracteres externos: - Clase. - Tipo. -- Formato. - Cantidad. - Forma.

Caracteres internos. - Entidad productora. - Orígenes funcionales. - Fecha y lugar de producción. ~- Contenido sustantivo.

CARACTERES EXTERNOS

·         La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información:

a)     Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o impreso.

b)    Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores para representar la información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, micro formas, etc.

c)    Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.

d)    Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque los primeros ejemplos carecían de este Último aspecto: filmes, cintas de video, videodiscos, etc.

e)    Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CD ROM, etc.

·         El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente fisico o externo, por cuanto revela tanto el contenido como su estructuración en el documento, y deriva de la acción representada. La acción consistente en plantear preguntas se materializa en un tipo denominado cuestionario, si se trata de legislar, será una ley, si de informar un informe ... A pesar de las apariencias, el asunto es más complejo y, aunque debería ser la diplomática quien resolviera los problemas existentes, faltan estudios de tipología documental.

·         El formato: está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte así, por ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos, volúmenes A3, A4, etc., si se trata de un diskette podrá ser en pulgadas, etc.

·         La cantidad se refiere al número de unidades (volúmenes, legajos, documentos ...) y al espacio que ocupan los documentos (metros lineales).

·         La forma: es decir, la condición de original o copia y sus distintas variantes: copia simple, certificada

CARACTERES INTERNOS

·         La entidad productora: el autor del documento, que puede ser una persona física o moral, pública o privada.

·         Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha producido un documento, tomando en consideración, y por este orden, la función, la actividad y el tramite por los que ha sido realizado. Por ejemplo, la gestión de los recursos humanos es una función, dentro de la cual la contratación de trabajadores es una actividad y, entre otras, la redacción de un contrato de trabajo específico es uno de los trámites que se realizan.

·         La fecha y el lugar de producción: se lo sitúa en el tiempo y en el espacio.

·         El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su redacción. Así, en el ejemplo anterior, el contenido será la contratación de una persona para el desempeño de ciertas actividades laborales.

Bibliografía:

José Ramón Cruz Mundet “MANUAL DE ARCHIVÍSTICA “. / José Ramón Cruz Mundet - Madrid [etc.]: Fundación Germán Sánchez Ruipérez; Madrid: Pirámide 1994, 308 p.