En: 1º Jornada . Taller de archivologia en Santiago del Estero.
11 de junio de 2011
Archivista, Noelia Reyero
El ARCHIVERO: Archi … que?
En la sociedad esta es un profesión que a pesar de ser tan antigua como los documentos, es desconocida pero es una profesión noble y sobre todo necesaria.
Los sí que lo deberían conocer son los políticos, profesionales intelectuales y profesores.
En el Mundo Antiguo se le daba enorme importancia al sentido patrimonial de la documentación, instrumento que acrecentaba poder, se lo destinaba a personas de confianza y con juramento.
En la Edad Media era tomado como tesoro destinado a personas mas sagradas, como sacerdotes cultos y monjes.
En el presente: Los Archiveros siempre fueron funcionarios que gozaban de atributos como el de la “Fe Pública”, este atributo los sigue teniendo en el presente, ya que as certificaciones que realicen sobre los documentos que custodian en el archivo son pruebas jurídicas, Si los archivos son testimonios de la fe pública y soporte jurídico. administrativo de las actividades de los poderes públicos, los archiveros como gestores documentales, poseen este atributo,
Es por esto que la formación y actividad de archivero debe plantearse con criterios profesionales estrictos, debido a la misión que desempeñan.
La función principal del archivero:
No es sólo garantizar la conservación de los documentos de archivo, sino también asegurar y fomentar su uso y el de la información que contienen, con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas. Por lo tanto los archiveros contribuyen tanto a mejorar el funcionamiento de las organizaciones en las que prestan servicios, como a salvaguardar los derechos de las personas, a preservar la memoria colectiva, la investigación científica y la conservación y difusión del patrimonio cultural, y, en el caso específico de los archivos públicos, a garantizar la transparencia de los poderes públicos.
La aparición del archivero en las relaciones de puestos de las empresas viene dada por la asunción de este profesional de funciones en el ámbito de la organización y la gestión documental, y por la propia evolución del mundo empresarial dando valor a la gestión de calidad, a la gestión medioambiental, a la imagen de la empresa como producto, como activo. Es por ello que aquellas grandes y medianas empresas que han tenido una notable trayectoria ponen en valor su pasado, con el objeto de favorecer la posición actual de la empresa y sus perspectivas de negocio.
TAREAS ENCOMENDADAS AL PERSONAL DE ARCHIVO
} Organizar
} Transferencia periódica
} Clasificar
} Describir
} Instalar
} Asegurar
} Organización del archivo y puesta en servicio de la documentación administrativa durante el periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa o para la sociedad.
} Transferencia periódica de la documentación al archivo, que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas. Aplicando los principios y técnicas modernas de valoración para, seleccionar los documentos por su valor van a ser conservados indefinidamente, o destruidos
} Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
} Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías
} Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el tiempo.
} Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio
} Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el tiempo.
} Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.
Entonces podemos resumir que la ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL O ARCHIVÍSTICA
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para el tratamiento documental desde el diseño de su entrada en el sistema de archivo de la organización, hasta la clasificación y descripción de los documentos, que permita su adecuada recuperación y difusión. Los conocimientos esenciales aquí serán principios de la Archivística, la Historia, el Derecho Administrativo, la capacidad de análisis y relacional, normas y estándares archivísticos [EAD, ISAD(G), ISAAR (CPF)…], Paleografía, Diplomática, etc.
· Diseñar los tipos y mecanismos válidos de ingreso de documentación
· Elaboración de los instrumentos de transferencia/adquisición y eliminación
· Diseño de una clasificación estable para la documentación.
· Elaboración de los instrumentos de descripción adecuados (guía, cuadros de clasificación comentados, etc.)
· Elaboración de los instrumentos de control adecuados (inventario, catálogo
· somero…)
COMUNICACIÓN Y FUNCIÓN SOCIAL
Se incluyen en este apartado todas las cuestiones relativas a la consulta y uso tanto de los documentos y de la información en ellos contenida, como de los instrumentos de descripción y control de los mismos generados en la organización documental o archivística. También se incluyen todas las actividades destinadas a dar a conocer el servicio de archivo y su papel a la institución o a la sociedad. Con normativa sobre acceso a la documentación e información y protección de datos y de la intimidad, códigos éticos, cultura de la organización.
¿PARA QUIEN?
La Administración: Entidad o persona generadora de la documentación.
Los ciudadanos: Ofrecerles las informaciones que soliciten relativas a sí mismos, a la gestión de la entidad, etc. Garantía de transparencia administrativa imprescindible en todo Estado de derecho.
La investigación y difusión cultural:
· A disposición de los ciudadanos los testimonios del pasado.
· Labor cultural se relaciona a publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias, etc.
· El sector especializado de la investigación histórica profesional
COMUNICACIÓN Y FUNCIÓN SOCIAL del Archivero
} Se incluyen todas las cuestiones relativas a la consulta y uso tanto de los documentos y de la información en ellos contenida, como de los instrumentos de descripción y control de los mismos generados en la organización documental o archivística.
} También se incluyen todas las actividades destinadas a dar a conocer el servicio de archivo y su papel a la institución o a la sociedad. Con normativa sobre acceso a la documentación e información y protección de datos y de la intimidad, códigos éticos, cultura de la organización.
